Viestintä korostuu niin johdon kuin työntekijöidenkin työssä. Hektinen työmaailma tuo eteemme yhä enemmän tilanteita, joissa tarvitaan ymmärrettävää ja vastaanottajan tavoittavaa viestintää. Erityisen tärkeää tämä on johtamisessa, koska johtajan työ suurelta osin on juuri viestintää.
Pirkanmaan maakuntajohtaja Anna-Mari Ahonen kertoo seuraavassa ajatuksiaan johtamisesta, julkisuudesta, puheesta, kirjoittamisesta ja puheenkirjoittamisesta.
Tänä päivänä työelämässä, johtamistyössä ja esihenkilötyössä viestintä korostuu. Meitä suorastaan pommitetaan sirpaletiedolla, ja ilma on sakeanaan huomiostamme kilpailevia viestejä. Laajojen kokonaisuuksien hahmottaminen on tämän vuoksi käynyt entistä vaikeammaksi. Asiat liittyvät kuitenkin toisiinsa moninaisin kytköksin, ja vähintään johtajan pitäisi pystyä tulkitsemaan detaljien ohella kokonaisuuksia, ja jopa ennustamaan tulevaisuuksia. Metsää voi oikeasti olla vaikeaa nähdä puilta.
Johtajan täytyy onnistua paitsi ison kuvan tulkitsemisessa, myös sen varaan rakentuvan tavoitteiston hahmottamisessa. Osana perustehtäväänsä johtaja välittää tavoitteistoa eteenpäin, ja vaikuttaa sekä oman organisaation sisällä että sen ulkopuolella. Tavoite tietysti on, että asiat lähtevät lutviutumaan haluttuun, strategisesti suunniteltuun suuntaan.
Mutta vastaanottajankin elämä on sirpaletiedon täyttämää. Tietoa on tarjolla kaiken aikaa liikaa. Ei ole ollenkaan sanottua, että minun johtamisviestini vastaanottaja on valmiiksi sellaisessa hetkessä ja mielentilassa, että viestin vastaanottaminen olisi helppoa. Johtajilla harvoin on työrytmissään suvantokausia, mutta ei niitä tahdo olla muillakaan. Viestinten kehittyminen ja vaikkapa etätyö ovat vahvistaneet jatkuvaa saatavilla olon tarvetta työelämässä.
Johtajan tulisi uupumatta ponnistella sen eteen,
että pystyy viestimään selväsanaisesti
ja tilanteeseen eläytyvästi.
Monimutkaiset asiat pitäisi saada sanottua yksinkertaisesti, vaikka hallintomaailman yleinen pyrkimys tuntuu olevan päinvastainen. Parhaassa tapauksessa johtajana onnistut todella tavoittamaan vastaanottajan tunnelman. Parhaat viestisi ovat oikeakielisiä, tyylikkäästi muotoiltuja ja itsesi näköisiä. Viimeksi mainittu on ratkaisevan tärkeää. Johtamisviestinnässä on turha yrittää esiintyä muuna kuin omana itsenään. Tähän liittyy myös melkoisia kulttuurisia eroja. Esimerkiksi amerikkalainen retoriikka ja johtamispuhe kuulostavat aika erilaisilta kuin suomalainen.
Asiantuntijaorganisaation työskentelyyn kuuluu, että vaikutamme sekä puhumisen että kirjoittamisen kautta. Nämä taidot ovat välttämätön osa työnkuvaamme. Päivittäin eteen tulee erilaisia työtilanteita, joissa näitä välineitä käytämme.
Omassa maakuntajohtajan työssäni on tietty julkinen twisti. Aika usein on tässä työssä tarpeen kirjoittaa hyvinkin julkisia tekstejä, blogikirjoituksia, kolumneja tai kannanottoja, joilla on tarkoitus jakaa tietoa ja vaikuttaa jonkin asian kääntymiseen oikeaan suuntaan.
Työhöni kuuluu myös eri tavalla julkisia puheita: johtajan työssä melkein kaikki puheenvuorot ovat jollakin tapaa julkisia. Johtajana olet esimerkiksi kokouksissa usein äänessä puheenjohtajana. Tyypillinen tilanne on sekin, että johtajana sinun odotetaan ottavan seremoniallisessa mielessä ohjat, ja luotsaavan joukkoa toimimaan tilanteen kulloinkin vaatimalla tavalla.
Minulta myös toivotaan jonkin verran valmisteltuja puheenvuoroja. Näissä saattaa olla kyse arvokkaista juhlahetkistä nauhojen leikkaamisineen ja henkilöiden huomioimisineen. Suhtaudun äärimmäisellä vakavuudella julkisiin puheenvuorotehtäviin.
Ajattelen puhujana olevani palvelijan roolissa,
kasvattamassa kuulijakunnan ja yhteisön kannalta
hetkeen liittyvää merkitystä.
Tuollaisen puheenvuoron taustaksi on puhujan syytä todella tarkkaan miettiä, millä kulmalla itse tulee mukaan, ja millä mielentilalla kuulijat mahtavat siinä kohtaamisen hetkessä olla. Usein tarvitaan vahvaa asiasisältöä ja historian tuntemusta, jotta puhujana pystyy antamaan yhteiseen hetkeen lisäarvoa omalla esiintymisellään. Tärkeää olisi onnistua myös ennustamaan tilannetta paikan päällä, jotta oman puheen pystyy virittämään tarvittavalle taajuudelle. Tämä kaikki vaatii valtavan suurta tilannetajua, joten ei ihme, jos vilpittömästä pyrkimyksestä huolimatta asiat menevät puhujan kannalta välillä vähän metsään.
Jos minulta on pyydetty virallisempaa puheenvuoroa, valmistelen sen huolellisesti kirjoittamalla. Korkeatasoisen puheen kirjoittaminen vaatii kuitenkin paljon aikaa ja pidemmän yhtäjaksoisen työskentelyjakson. Arkeni on hektistä, joten työpäivien aikana ei tarkoitukseen soveltuvia koloja tahdo löytyä. Olen usein päätynyt kirjoittamaan puheet myöhään illalla tai viikonloppuisin. Pitkälle toistakymmentä vuotta olen kirjoittanut omat puheeni itse.
Muutama vuosi sitten olin kuuntelemassa Barack Obaman puheenkirjoittajan puheenvuoroa isolle yleisölle. Oli ilo kuunnella ammattipuheenkirjoittajan ajatuksia työstään. Puheenkirjoittajan ja Obaman yhteistyö oli saumatonta. He tapasivat aloittaa käsillä olevan tehtävän läpikäymisellä ja huomioon otettavien asioiden tunnistamisella. Sen jälkeen puheenkirjoittaja lähti luonnostelemaan kokonaisuutta.
Heillä oli loppuunsa hitsautunut yhteistyömalli. Puheenkirjoittaja tunnisti kokemuksensa ja herkkyytensä avulla niitä asioita, joita oli syytä nostaa esiin. Sen jälkeen hän suunnitteli puheen juoksutuksen rungoksi tarinan. Lopuksi Obama saattoi tuoda kokonaisuuteen oman peukalonjälkensä, ja tehdä vielä viimeistelystä jonkin huomion.
Nyt ensimmäistä kertaa minulla on tällaiseen työkaveri. Suunnittelupäällikkö Marko Mäkisen kanssa olemme tarttuneet puheenkirjoittamiseen yhdessä. Marko toimii lähtökohtaisesti samoilla periaatteilla, ja kunnioittaa puheen kirjoittamisessa samoja periaatteita kuin minä. Hän myös alitajuisesti tunnistaa samoja taustamerkityksiä, on syvästi sivistynyt, ja omaa valtavaa historiatietoutta. Työkaverillani on myös kykyä aistia puheenpitämisen tilannetta ja ennustaa, mitä puheenvuoro vaatii paikan päällä: jollakin tuulisella mäellä, juhlasalissa tai ison tapahtuman näyttämöllä.
Meidän käsityksemme hyvästä puheesta on melkein yksi yhteen sama. Näemme siihen liittyvän tehtävän aivan samoin, mikä onkin välttämätöntä, jotta yhteistyö voisi onnistua.
Aloituskeskustelujen jälkeen Marko kirjoittaa puheluonnoksen, jota ei ole tarvinnut sen jälkeen hangata. Tarkistan itse lähinnä painotukset, rytmin ja sanamuodot omaan suuhuni sopiviksi. Olen ottanut tavaksi lähettää valmiin lopputuloksen myös Markolle. Prosessi on yhteistyötä ja oppimista kohti seuraavan puheen kirjoittamista.
Halusin kirjoittaa auki tätä työtä siksi, että viime aikoina olen saanut valtavan hyvää palautetta kirjoittamistani puheenvuoroista. Marko on ollut niissä vaihtelevassa roolissa vaikuttamassa puheeseeni: hän on joko ottanut osavastuuta tai kirjoittanut puheen kokonaan.
Kunnia sille siis, kelle kunnia kuuluu!
Jotkut puheenvuoroistani ovat edelleen kokonaan itse kirjoittamiani. Jos laittaisin nämä kirjalliset tuotokset pöydälle rinnakkain, kukaan ei tietäisi, mikä niistä on kummankin käsialaa. Olemme lyhyessä ajassa onnistuneet hiomaan tämän yhteistyön sille tasolle, että toimimme kirjoittajina kuin yksi hahmo.
Obaman puheenkirjoittaja korosti hyvää tarinaa, ja se meillä kummallakin onkin johtotähtenä. Uskon, että tarinankerronta on ikuinen taito, jonka merkitys säilyy ajassa. Tekoäly tulee muuttamaan viestintää, maailmaa, työelämää ja johtamista. Se tulee takuulla näyttelemään osaa myös tarinankerronnassa.
Mutta hyvä ihmisen kertoma tarina pitää kuitenkin edelleen pintansa.
Johdan Pirkanmaan liittoa ja maakunnan tulevaisuuden valmistelua. Johdan maakunnan edunvalvontaa ja yhteistyötä Euroopassa, Suomessa ja Pirkanmaalla. Tavoitteenani on kestävästi menestyvä kansainvälinen Pirkanmaa. Vastaan tuloksistamme maakuntavaltuustolle ja maakuntahallitukselle.
Kuvat: Rami Marjamäki ja Laura Vanzo